Falls Sie jetzt erwarten, dass ich Ihnen vorschlage, einen Tomatensafttag pro Woche einzulegen, um so gesund und fit durch den restlichen Winter zu kommen, liegen Sie falsch! Es geht darum, Ihre Arbeitsproduktivität über den Tag verteilt hoch zu halten und vielleicht noch etwas zu steigern. So können Sie am Ende des Tages zufrieden und glücklich nach Hause gehen, weil Sie alle Ihre Tagesaufgaben erfolgreich erledigt haben. Wie komme ich darauf?
Kürzlich war eine Klientin wegen eines Beratungstermins bei mir. Im Small-Talk vorab erzählte sie mir, dass sie sich sehr oft von den Meldungen in den sozialen Medien ablenken lasse. Ich muss dazu sagen, dass Sie Online Marketing Managerin ist, und eine ihrer beruflichen Aufgaben darin besteht, die sozialen Medien zu beobachten und natürlich auch mit eigenen Unternehmensneuigkeiten „zu füttern“. Dass sie also den sozialen Medien, wie z.B. facebook, Xing, LinkedIn oder Instagramm jeden Tag einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit schenkt, ist vom Arbeitgeber gewünscht und in Ordnung. Wenn dies allerdings permanent alle paar Minuten passiert, ist ein fokussiertes und konzentriertes Arbeiten nicht mehr möglich. Schließlich hat sie noch weitere, konzeptionelle Arbeiten, die sie auch erledigen soll. Was kann sie tun, um nicht permanent die sozialen Medien zu checken?
Tomato One für mehr Fokus
Um fokussiert und konzentriert an einer Aufgabe dranzubleiben, hilft meiner Klientin jetzt die App Tomato One: free focus timer (früher Pomodoro App). Mit dieser App können Sie 25 Minuten als eine Arbeitseinheit einstellen und dadurch konzentriert an einer Aufgabe dranbleiben. Dann empfiehlt die App 5 Minuten Pause. Das ist neurobiologisch betrachtet sehr gut, denn das Gehirn arbeitet besser, wenn Sie sich in den fünf Minuten kurz bewegen. Dadurch bekommen die Neurotransmitter im Gehirn neue Impulse und das mit dem Denken klappt danach gleich besser. Dann geht es wieder in eine 25-Minuten-Arbeitssession, die Sie wieder mit der App abstoppen. Nach vier x 25 Minuten empfiehlt die App eine Pause von 15 Minuten. Das bedeutet nicht, dass Sie in den 15 Minuten nichts arbeiten können. Es empfiehlt sich, hier kleine, leichte Tätigkeiten zu erledigen, die nicht so viel Konzentration benötigen. Das könnte beispielsweise das Kopieren von Unterlagen oder das Ablegen von Rechnungen sein. Der Trick mit dieser Zeiteinteilung ist, dass Sie Ihre Konzentrations- und Leistungsfähigkeit so über den Tag verteilt auf einem hohen Level halten können.
Entschlacken Sie Ihren Arbeitsalltag mit 60 : 40
Wir Menschen sind keine Roboter. Diese schaffen es jede Minute des Tages exakt die gleiche Leistung zu erbringen. Wir Menschen haben von Natur aus eine biologische Leistungskurve mit Konzentrationshochs und -tiefs. Nicht umsonst gibt es den Spruch: „Power durch Pause!“. Idealerweise empfiehlt sich eine Pause in den Leistungstiefs. Leider vergessen wir das manchmal aufgrund der riesigen Menge an Aufgaben, die wir uns jeden Tag vornehmen.
Da hilft es, wenn Sie sich das Tagespensum nicht so hoch setzen. Bleiben Sie realistisch bei Ihrer Tagesplanung! Ein Grundsatz im Zeitmanagement ist die Grundregel 60 : 40. Das bedeutet, Sie verplanen nur 60 % Ihres Arbeitstages und lassen noch 40 % Zeitpuffer für die Aufgaben, die ungeplant und spontan an dem Tag auf Sie zukommen. Das kennt jeder, dass da noch der Chef was möchte oder ein Kunde anruft und ein ganz dringendes Problem gelöst haben möchte. Ich plane meine Tage schon sehr lange nach dieser Grundregel. Aus Erfahrung weiß ich, dass sich die Tage füllen und Sie keine Befürchtung haben müssen, dass Ihnen langweilig wird, weil Sie 40 % der Zeit nicht verplant haben.
Diese zwei Empfehlungen helfen Ihnen, produktiv und entspannt durch den Arbeitstag zu kommen. Seien Sie offen und probieren Sie die App und die Grundregel 60 : 40 einige Tage aus und lassen Sie sich überraschen, welche positiven Ergebnisse Sie damit erzielen. Gerne können Sie mir in das Kommentarfeld Ihre Erfahrungen dazu mitteilen. Oder ich freue mich auf Ihre Nachricht über mein Kontaktformular!