Selbstmanagement

Als Fach- oder Führungskraft, kennen Sie bestimmt dieses Gefühl: Der Terminkalender ist voll, die To-do-Liste wächst schneller, als man sie abarbeiten kann, und zwischendurch klingeln ständig Telefon und E-Mail-Postfach. Statt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, springt man von Aufgabe zu Aufgabe – oft bis spät in den Abend.

Doch wer langfristig leistungsfähig und gesund bleiben möchte, braucht mehr als Disziplin und Multitasking. Die Lösung heißt: Selbstmanagement. Es geht darum, die eigene Zeit, Energie und Aufmerksamkeit so einzusetzen, dass Ziele erreicht werden – ohne dabei das eigene Wohlbefinden zu opfern.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Strategien Fach- und Führungskräften helfen, Struktur und Klarheit zu gewinnen, Stress abzubauen und gleichzeitig leistungsfähig zu bleiben. Zunächst wollen wir klären, was Selbstmanagement überhaupt genau bedeutet und welche Herausforderungen immer wieder dabei auftreten. Anschließend finden Sie fünf bewährte Strategien, um sich selbst besser zu managen. So können Sie Ihren Alltag leichter und entspannter angehen!

Was bedeutet Selbstmanagement?

Selbstmanagement umfasst mehr als Zeitmanagement. Es bedeutet:

• Prioritäten setzen
• Eigene Ressourcen, wie z.B. Zeit oder Kraft einteilen
• eigene Energie gezielt steuern
• und gleichzeitig die innere Balance bewahren

Gerade Führungskräfte stehen im Spannungsfeld zwischen hohen Anforderungen von außen und dem eigenen Anspruch an Perfektion. Gutes Selbstmanagement heißt, einen Weg zu finden, der sowohl Leistung als auch Lebensqualität ermöglicht. Zusammenfassend finden Sie hier die häufigsten Fehler im Selbstmanagement, die insbesondere Führungskräfte oft haben:

Die häufigsten Fehler im Selbstmanagement:

• Zu viel Planung, zu wenig Umsetzung: Wer nur Listen schreibt, kommt nicht ins Handeln.
• Perfektionismus: Besser ist hier „gut erledigt“ als „ewig geplant“. Denken Sie an die
• Alles alleine machen wollen: Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Stärke.

Stressmanagement & Selbstmanagement

Selbstmanagement ohne Stressbewusstsein funktioniert nicht. 

• Wer seine Energie gut und sinnvoll, z.B. gemäß der eigenen täglichen Leistungskurve einteilt, beugt Stress vor.
• Wer Pausen richtig und regelmäßig nutzt, stärkt sein Nervensystem.
• Wer reflektiert, erkennt frühzeitig Überlastung und ändert entsprechend sein Verhalten.

So entsteht ein Kreislauf: Weniger Stress → mehr Klarheit → besseres Selbstmanagement → noch weniger Stress.

Typische Herausforderungen im Alltag von Fach- und Führungskräften

Frau Müller, Teamleiterin, hat für heute 6 Meetings im Kalender, nebenbei 120 ungelesene E-Mails und ein dringendes Projekt, das noch bis Freitag fertig werden muss. Am Abend hat sie das Gefühl, alles nur angerissen zu haben – und ist trotzdem erschöpft.

1. Dauerstress durch Überlastung: Projekte, Deadlines, Verantwortung
2. Reizüberflutung: E-Mails, Chats, Meetings – kaum ungestörte Konzentration
3. Fehlende Grenzen: Arbeit fließt ins Privatleben über
4. Perfektionismus: Der Anspruch, alles „richtig“ zu machen
5. Multitasking-Falle: Viele Dinge gleichzeitig anfangen, nichts mit Ruhe beenden

Fünf bewährte Strategien für besseres Selbstmanagement

Hier finden Sie fünf Strategien, wie Sie sich besser organisieren, um leichter und entspannter durch den manchmal sehr hektischen Berufsalltag zu navigieren.

Klarheit über Prioritäten gewinnen

Fragen Sie sich jeden Abend bei der Planung des nächsten Tages: Was ist morgen wirklich wichtig?

Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben zu sortieren:

• Dringend & wichtig → sofort erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend → bewusst einplanen.
• Dringend, aber nicht wichtig → delegieren.
• Weder dringend noch wichtig → streichen.

Wenn Sie mehr über die Eisenhower-Matrix wissen möchten, klicken Sie hier! Sollte die mangelnde Klarheit über Prioritäten Ihr Schwachpunkt sein, fangen Sie mit folgender Mini-Übung an: 

💡 Mini-Übung: Schreiben Sie Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages auf – nicht mehr. Alles andere, was Sie darüber noch erledigen, ist „Bonus“.

Fokuszeiten einführen

Ständige Unterbrechungen verhindern produktives Arbeiten. Planen Sie daher feste Fokuszeiten:

• 60 – 90 Minuten ungestört an einer Kernaufgabe arbeiten
• Benachrichtigungssignale am PC und Handy ausschalten
• Abschotten: Tür schließen oder „Bitte nicht stören“-Signal setzen

Was erreichen Sie durch die Einführung von Fokuszeiten? Sie erledigen in einer Stunde oft mehr als sonst in einem halben Tag!

Grenzen setzen & Pausen nutzen

Selbstmanagement heißt auch: Nein sagen. 

• Lernen Sie, Anfragen freundlich abzulehnen oder weiterzugeben.
• Setzen Sie sich feste Arbeitszeiten und respektieren Sie diese selbst (= Time-Boxing)

⚡ Power-Pause: Stellen Sie sich 3 Mal täglich den Timer auf 2 Minuten. Atmen Sie bewusst ein und aus, spüren Sie dabei die Füße am Boden, lassen Sie Gedanken los. Sagen Sie sich selbst: „Lass los!“ Der Effekt: Kleine Pausen sind der Turbo für Konzentration und Stressabbau.

• Ergänzend empfehle ich meinen Blogartikel zu den Vorteilen und dem Nutzen von täglicher Meditation zu lesen. Klicken Sie dazu hier!

Energie-Management statt Zeit-Management

Nicht nur der zeitliche Umfang entscheidet über gute Ergebnisse, sondern auch Ihre Energie, Je nach Aufgabe sollen Sie analytisch denken, kreativ sein oder ein Konzept entwickeln. Haben Sie eher morgens oder nachmittags mehr Energie?

• Planen Sie anspruchsvolle Aufgaben zu den Zeiten, in denen Sie am leistungsfähigsten sind.
• Nutzen Sie Routinetätigkeiten für energieärmere Phasen, z.B. nachmittags zwischen 14 – 15 Uhr (= kleines Mittagstief).

💡Beispiel: Ein Bereichsleiter, legt seine Strategieaufgaben in den Vormittag, wenn er am klarsten denkt. Am Nachmittag beantwortet er E-Mails – das spart Energie und Nerven.

Wenn Sie dieses Thema vertiefen möchten mit Tipps zur Achtsamkeit, dann klicken Sie hier!

Selbstreflexion & Planung

Selbstmanagement gelingt nur mit bewusstem Innehalten. Dazu können Sie regelmäßig kurz innehalten und auf die letzte Woche zurückblicken, lernen und dadurch besser vorausschauend planen. 

Stellen Sie sich dazu z.B. am Ende der Woche diese drei Fragen:

1. Was lief diese Woche gut?
2. Was hat mich gestresst?
3. Worauf möchte ich nächste Woche meinen Fokus legen?

Diese 10 Minuten der Selbstreflexion und Planung  geben Ihnen Orientierung und verhindern, dass Sie sich im Verlauf der Woche  im Hamsterrad verlieren.

Checkliste: Selbstmanagement im Alltag

Folgende Checkliste hilft Ihnen, an Ihrem Selbst- und damit besseren Stressmanagement zu arbeiten: 

✅ Prioritäten – gemäß den vorgegebenen Zielen – nach Eisenhower-Prinzip setzen

✅ Maximal 3 Hauptaufgaben pro Tag planen und umsetzen

✅ Fokuszeiten blocken, um an den Hauptaufgaben zu arbeiten

✅ 3 Mikro-Pausen zum Atmen und Entspannen einbauen

✅ Grenzen setzen & Nein sagen üben

✅ Energie und Zeit clever managen

✅ Freitags Reflexion durchführen & Learnings sofort in der neuen Woche umsetzen

👉 Tipp: Drucken Sie sich die Liste aus und hängen Sie sich diese am Arbeitsplatz auf. Fangen Sie an, indem Sie nur einen Punkt der Checkliste umsetzen. Wenn dies gut funktioniert, sind Sie motiviert. Dann können Sie den nächsten Punkt umsetzen! Usw..

Selbstmanagement ist Führungsaufgabe – zuerst Sie selbst

Gutes Selbstmanagement macht Sie nicht nur produktiver, sondern auch gelassener. Fach- und Führungskräfte, die ihre Ressourcen bewusst einsetzen, strahlen Ruhe aus, treffen klarere Entscheidungen und sind bessere Vorbilder für ihr Team.

✨ Ihr Alltag muss kein Dauerfeuer bzw. Hamsterrad sein. Mit klaren Strategien, kleinen Übungen und regelmäßiger Selbstreflexion können Sie entspannter arbeiten und gleichzeitig mehr erreichen.

Ihr nächster Schritt

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