Wünschen Sie sich auch an manchen Tagen im Büro, dass diese ganz schnell vorbei sind? Eine Besprechung jagt die nächste und der E-Mail-Postkorb quillt über… Wie sollen Sie das nur alles schaffen? Ja, effizienter arbeiten, ist eine Idee, um das riesige Pensum zu schaffen. Wiederum andere sagen, sie wären gerne effektiver in ihrem Vorgehen im Büro. Was ist eigentlich der Unterschied zwischen „Effektivität“ und „Effizienz“? Und wie lässt sich die Effizienz mit Apps steigern?
Effektivität bedeutet, die richtigen Aufgaben zu erledigen. Was richtig ist, können Sie nur beurteilen, wenn Ihnen die gesetzten Ziele bekannt sind. Das sind entweder die übergeordneten Unternehmensziele oder die daraus abgeleiteten Ziele für Ihren Arbeitsbereich. Diese sollten Ihnen von Ihrem Vorgesetzten kommuniziert worden sein. Kennen Sie Ihre Ziele? Wissen Sie, welche Aufgaben effektiv sind? Das heißt, welche Aufgaben der Zielerfüllung dienen. Aufgaben, die nichts mit den gesetzten Zielen zu tun haben, sind somit nicht effektiv.
Effizienz bezieht sich auf die Art und Weise, wie Sie die Aufgabe erfüllen. Oder anders ausgedrückt: Es geht darum, die Aufgaben richtig zu machen. Wenn eine Ihrer Hauptaufgaben darin besteht, viele E-Mails am Tag zu schreiben bzw. zu beantworten und Sie dies mit dem Zwei-Finger-Suchsystem machen und entsprechend lange brauchen, ist das nicht effizient. Beherrschen Sie dagegen das Zehn-Finger-System bearbeiten Sie die E-Mails effizient, da Sie pro Vorgang weniger Zeit benötigen.
Für eine effiziente Planung beispielsweise können Sie auch Apps nutzen, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag effektiv und effizient zu planen. Folgende Apps, die Sie über den App-Store oder google play installieren können, stelle ich Ihnen hier vor:
any.do
Funktion: Produktivität und Organisation, Selbstmanagement
Beschreibung: Mit Any.do können Sie To-do-Listen erstellen, um einen besseren Überblick über laufende und kommende Projekte zu erhalten. Die Notizen lassen sich entweder nach Datum oder nach Funktion (persönlich oder geschäftlich) kategorisieren. Die App enthält einen integrierten Kalender mit Erinnerungsfunktion, sodass Sie sichergehen können, dass Sie die aufgeschriebenen Dinge auch erledigen.
Preise:
- Basic: gratis
- Premium: 22,90 € pro Jahr
Wunderlist
Funktion: Selbstmanagement, Steigerung der Produktivität, Organisation
Beschreibung: Sie planen und betreuen verschiedene Projekte und mögen es, Listen abzuhaken? Mit Wunderlist können Sie übersichtliche To-do-Listen erstellen und diese auch mit Kollegen teilen. Jeder im Team kann Updates in eine Tabelle eintragen. Die App verfügt außerdem über eine Erinnerungsfunktion, sodass Sie keine wichtigen Meetings und Termine mehr verpassen.
Preise:
- Basic: gratis
- Pro: 4,49 € pro Monat
- Business: 4,49 € pro Nutzer und Monat
Google Keep
Funktion: Zeitmanagement, Organisation von Projektabläufen zwischen mehreren Teilnehmern
Beschreibung: Google Keep (Google Notizen) ist ein Online-Dienst von Google, mit dem Sie Text-, Sprach- und Bild-Notizen verwalten können. Notizen können dabei mit anderen Personen geteilt und auch von diesen bearbeitet werden. Ebenso können Sie Notizen farblich markieren und Erinnerungen hinzufügen. Mittels Texterkennung können Texte aus Bildern in bearbeitbare Notizen umgewandelt werden und diese wiederum zu Google Docs exportiert werden. Sprachaufnahmen können transkribiert werden.
Der Dienst wird als mobile App für die Betriebssysteme Android und iOS sowie als Webanwendung im Webbrowser angeboten. Ferner gibt es eine Browser-Erweiterung für den hauseigenen Browser Chrome, die auch offline arbeitet. Der Zugriff auf gespeicherte Notizen ist auch direkt über die Weboberfläche von Google Docs möglich.
Preis: gratis
Evernote
Funktion: Notiz-App für Selbstmanagement und Organisation
Beschreibung: Texte, Fotos, Tonaufzeichnungen: Mit Evernote kannst Du Notizen jeglicher Art machen und diese verwalten. Füge Projekten Notizen hinzu oder erstelle eine Checkliste aller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Die einzelnen Notizbücher kannst Du in Stapeln zusammenfassen und ihnen Keywords zuteilen, um sie später leicht wiederzufinden.
Preise:
- Basic: gratis
- Plus: 3,99 € pro Monat
- Premium: 6,99 € pro Monat
One Note
Funktion: Organisieren, Planen von Projekten, Austausch mit Teamkollegen
Beschreibung: Der OneNote-„Notizblock“ ist in Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert, die jeweils mehrere Seiten enthalten können. Innerhalb einer Seite können Sie die Seitenelemente verschieben. Text kann nicht nur eingetippt, sondern mit einem Tablet-PC auch handschriftlich eingegeben werden. OneNote integriert sich in verschiedene Office-Programme von Microsoft, wodurch Sie Notizen, z. B. aus Microsoft Word, oder Kontaktinformationen aus Microsoft Outlook leicht in OneNote übernehmen können.
Das Verknüpfen von Notizen ist ebenso möglich, wie das Speichern von Links, Bildern, Videodateien und Texten. Durch die integrierte Text- und Spracherkennung können Texte in eingefügten Bildern (z. B. von Screenshots) und Sprachdateien (Diktate) nach Stichwörtern durchsucht werden.
Zusätzlich – unter macOS ausschließlich – lassen sich „Notizbücher“ auch auf SharePoint und in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive ablegen, was ebenfalls eine Bearbeitung mit mehreren Teilnehmern und die Synchronisation der Inhalte über verschiedene Geräte aller unterstützten Plattformen erlaubt.
Effizientes Arbeiten im Alltag verringert Überstunden und bringt viel Freude, weil Sie pünktlich heimgehen und noch etwas tun können, was Ihnen Spaß macht. Falls Sie weitere Infos dazu haben möchten, melden Sie sich und tauschen Sie sich mit mir aus: