Wenn Du erfolgreich in Deinem Leben oder Job sein willst, benötigst Du bestimmte Kompetenzen, um Deine Projekte und Vorhaben gut über die Bühne zu bringen. Egal, ob dies berufliche oder private Vorhaben sind. Eine wichtige methodische Kompetenz ist Dein Arbeits- und Zeitmanagement. Damit verknüpft ist die Frage: Wie gehst Du mit Deiner Zeit um?
Fakt ist: Unsere (Lebens-)Zeit ist wertvoll, denn wir können Sie nicht für später aufheben, sparen oder einfrieren. Vergangene Zeit kommt nicht zurück. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, sich Gedanken über die eigene Zeiteinteilung zu machen. Du kennst vielleicht die Geschichte von dem Waldarbeiter, der sehr, sehr viel zu tun hatte, weil er mit einer stumpfen Axt alle markierten Bäume fällen wollte. Die „stumpfe Axt“ ist die Metapher für ein nicht optimales Arbeits- und Zeitmanagement. Sprich: Es ist sinnvoll, dass Du Dich ab und zu mit Deiner Aufgaben- und Zeitplanung beschäftigst, und wo oder wie Du Verbesserungen vornehmen kannst. Für welche Lebensbereiche verwendest Du Deine Zeit? Lebensbereiche sind z.B. Arbeit, Freizeit, Gesundheit, Sinn & Werte, Familie und Freunde. Wie zufrieden bist Du insgesamt mit Deiner Zeitaufteilung und -verwendung?
Hier habe ich einige Tipps und Tools für Dich, die Dir helfen, Deine Zeit sinnvoll zu leben. Das eine oder andere Tool kennst Du vielleicht schon. Trotzdem ist es hilfreich, hier einen Check zu machen:
Gläsertest zur generellen Zeitverwendung
Ein Tool, mit dem Du Deine Zeitverwendung für die einzelnen Lebensbereiche prüfen kannst, ist der Gläsertest. Stelle Dir vor, Du hast einen Glaskrug, der mit einem Liter Wasser gefüllt ist. Um den Glaskrug herum stehen einige leere Gläser. Die Gläser sind Symbole für Deine Lebensbereiche. Überlege Dir also, welche Lebensbereiche Dir wichtig sind und benenne die Gläser danach. Wenn Du nun das Wasser auf die Gläser verteilen müsstest, wieviel Wasser schenkst Du in jedes Glas ein?
Na, wie sieht das Ergebnis aus? Bist Du zufrieden mit der Verteilung? Oder hast Du gerade mit Erschrecken festgestellt, dass Dein Glas für „Gesundheit“ leer ist, weil Du die letzte Zeit keinen Sport getrieben hast? Vorübergehend passiert nichts, wenn ein Glas bzw. Lebensbereich leer bleibt. Das sollte aber kein Dauerzustand sein. Denn dann gibt es ein Ungleichgewicht oder eine Disbalance in Deinem Leben. Hier ist es sinnvoll, dass Du gegensteuerst und das leere Glas, sprich den Lebensbereich, wieder aktiv in Deine Zeitplanung aufnimmst.
Bekomme Deinen Aufgabenberg in den Griff
Die hilfreichste Methode, um jeden Tag seinen Aufgabenberg in den Griff zu bekommen, ist das Eisenhower-Diagramm oder auch ABC-Methode. Voraussetzung dafür ist, dass Du Deine Aufgaben davor alle einmal auflistest. Dann überlegst Du Dir mit Hilfe der nachfolgenden Tabelle, in welche Kategorie Du die jeweilige Aufgabe einsortierst. Das erste Unterscheidungskriterium dabei ist die Wichtigkeit der Aufgabe. Du fragst Dich also: Wie wichtig ist die Aufgabe? Je wichtiger die Aufgabe, desto eher solltest Du Dich darum kümmern. Das zweite Kriterium ist die zeitliche Dringlichkeitder Aufgabe. Hier fragst Du Dich: Wie zeitlich dringlich ist die Aufgabe? Gibt es Termine oder Deadlines, die mit der Aufgabe eingehalten werden müssen? Die Kategorien A – D für die Aufgabeneinteilung stehen für mögliche Kombinationen aus den zwei Unterscheidungskriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit:
Eisenhower-Diagramm
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Aufgabentyp |
Beschreibung |
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A-Aufgaben |
Dringende und wichtige Aufgaben, die, wenn Sie nicht zuerst gemacht werden, eine Katastrophe oder Krise auslösen. Beispiele: Um den wichtigsten Kunden sollte man sich morgens als erstes kümmern. Der Chef wünscht, dass eine Excel-Tabelle ausgewertet wird, weil er in einem Meeting, das in einer Stunde ansteht, darüber berichten soll. Hier kannst Du Dich bei der Reihenfolge auch am Pareto-Prinzip orientieren. Das bedeutet, Du machst vorrangig die 20 % Aufgaben, die Dir 80 % des Ergebnisses bringen. |
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B-Aufgaben |
Wichtige, aber keine dringenden Aufgaben. Diese strategischen Aufgaben sollten nicht vergessen werden, denn sie sichern die persönliche oder unternehmerische Weiterentwicklung. Beispiele: Die Produktmanagerin darf sich neue Produkte ausdenken, damit das Unternehmen in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt. In dem Online-Kurs zur neuen Firmen-Software solltest Du jeden Tag ein Kapitel durcharbeiten, damit Du in Zukunft mit der neuen Software arbeiten kannst. |
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C-Aufgaben |
Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben. Darunter fallen Aufgaben, die gemacht werden müssen, aber keine hohe Priorität haben. Dies sind meist Routinetätigkeiten, wie z.B. E-Mails bearbeiten, Ablage machen, Anrufe oder Rückrufe tätigen. Solche Aufgaben lassen sich gut in Zeiten erledigen, in denen die Leistungskurve nach unten geht, wie z.B. zwischen 14 -15 Uhr bei den meisten Menschen. Wenn Du Mitarbeiter hast, kannst Du manche C-Aufgaben auch delegieren. |
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D-Aufgaben |
Weder dringende, noch wichtige Aufgaben. Darunter fallen z.B. Werbe-E-Mails oder Newsletter, die nicht mehr wichtig sind. Damit musst Du Dich nicht weiter befassen. Manche sprechen bei den D-Aufgaben auch von „Papierkorb-Aufgaben“. |
Alpen-Methode für die Zeitplanung
Sehr bekannt als Planungsinstrument ist die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert. Sie hilft Dir, Deine Monats-, Wochen- und Tagesplanung strukturiert anzugehen. So kommt kein Stress oder Hektik auf. Das Wort „ALPEN“ ist ein Akronym, d.h. jeder Buchstabe steht für einen Planungsschritt:
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Planungsschritte |
Erklärung |
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A: Auflistung aller Aufgaben |
Mache eine Liste mit allen Aufgaben, die anstehen. Sammle einfach alles und mache noch keine Prioritätensetzung. |
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L: Länge der Bearbeitung schätzen |
Schreibe hinter jede Aufgabe, wie lange Du dafür benötigst. Sei dabei realistisch. Wenn Du es nicht genau weißt, dann schätze einfach. |
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P: Puffer einkalkulieren |
Plane Pufferzeiten ein, d.h. verplane immer nur ca. 60 % der gesamten Zeit. Du weißt selbst, dass meistens noch ungeplante Aufgabe dazukommen. Damit Du hier nicht unter Druck kommst, nimm Dir nicht zu viel an einem Tag oder in einer Woche vor! |
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E: Entscheidung – gemäß Prioritätensetzung nach Eisenhower – treffen |
Jetzt entscheidest Du – gemäß Deiner Prioritätensetzung nach dem Eisenhower-Diagramm – welche Aufgaben Du zuerst an dem Tag oder in der Woche machst und welche später. Dazu schreibst Du Dir eine To-Do-Liste, die aber nur zu 60 % voll ist. Berücksichtige dabei auch ggf. bereits verplante Zeiten für Meetings oder Arztbesuche… |
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N: Nachkontrolle machen |
Kontrolliere nach dem geplanten Zeitabschnitt (z.B. Jahr, Monat, Woche, Tag), ob Du alles von Deiner To-Do-Liste geschafft hast. Wenn Du eine Aufgabe nicht geschafft hast, übernimm sie in den neuen Planungsabschnitt. |
Bedenke die Planung
Nun habe ich Dir einige hilfreiche Werkzeuge für Dein Arbeits- und Zeitmanagement vorgestellt. Diese drei Tools helfen Dir, Deine Zeit sinnvoll – gemäß Deiner Prioritäten – einzuteilen, strukturiert vorzugehen und nichts zu vergessen. Noch eine wichtige Erkenntnis zum Schluss: 10 Minuten der Planung sparen Dir eine Stunde Zeitverschwendung pro Tag. Am besten machst Du Dir, kurz bevor Du in den Feierabend gehst, einige Gedanken über den nächsten Arbeitstag. So gehst Du am nächsten Tag Deine Aufgaben gezielter an und schaffst auf jeden Fall die wichtigen und dringenden Aufgaben. Sollte eine C-Aufgabe am Ende unerledigt bleiben, kannst Du diese getrost auf den folgenden Tag übertragen.
Solltest Du noch mehr über sinnvolles Arbeits- und Zeitmanagement wissen wollen, teile mir das gerne mit. Dann finden wir sicher einen Weg, wie Du in diesem Bereich noch mehr Know-How aufbauen kannst. Weitere Blogbeiträge zum Thema „Arbeits- und Zeitmanagement“ findest Du hier oder hier!
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