Kürzlich habe ich ein sehr interessantes Interview gelesen, das mit Michael Porter über das Zeitmanagement der CEOs geführt wurde. Michael Porter ist Professor an der Harvard Business School und gilt momentan als wichtigster lebender Managementdenker. Er hat eine Studie („The Leaders Calendar“) mit 27 Unternehmensführern (Chief Executive Officers = CEOs) durchgeführt, in der diese für 3 Monate ihre Zeitaufteilung in 15-Minuten-Blöcken protokolliert haben. Das besondere an den Unternehmenslenkern ist, dass sie sehr viel Verantwortung zu tragen haben. Sie sind zuständig für die Strategie, das operative Geschäft, Mitarbeiter Kunden, Investoren, weitere Interessengruppen, Fusionen und Übernahmen. Dadurch ist der Job eines CEOs enorm komplex und multidimensional. Hier die wichtigsten Erkenntnisse, die Michael Porter aus der Studie gewonnen hat: 

  • Zeitmanagement muss man ganzheitlich sehen. Das bedeutet, auch ein CEO „funktioniert“ in der Arbeit nicht richtig, wenn er gerade in Scheidung lebt oder eine schwere Krankheit eines der Familienmitglieder belastet. Alle Lebensbereiche hängen zusammen und lassen sich nicht strikt trennen. Lebensbereiche sind: Arbeit, Familie/ Freunde, Gesundheit und Finanzen. Wenn die Gesundheit längere Zeit vernachlässigt wird, kann das enorm negative Folgen haben.  Porter hat herausgefunden, dass CEOs, die nicht genug schlafen, die nicht fit sind und sehr unzufrieden sind, weil sie ihre Familie zu wenig sehen, keinen guten Job machen.
  • Ebenso sollte ein CEO alle Führungsaufgaben richtig angehen und nicht nur an einer tollen Strategie feilen, sondern auch sein Top-Management mit einbeziehen und es an der Strategieentwicklung teilhaben lassen. Wenn er seine Manager vernachlässigt, wird auch die tollste Strategie scheitern. Hier gilt es, seine Zeit klug auf die wichtigen Aufgabenbereiche und Mitarbeiter aufzuteilen.
  • Ebenso sollte Zeitmanagement nach Porter „frisch“ angegangen werden. Er macht darauf aufmerksam, dass viele Firmen Traditionen pflegen, die man nicht immer ungefragt übernehmen sollte. Zum Beispiel wird Klassischerweise eine Besprechung immer für eine Stunde angesetzt. Aber wer sagt, dass es unbedingt eine Stunde sein muss? Vielleicht lassen sich die Themen auch in 30 Minuten oder in noch kürzerer Zeit behandeln. Durch eine frische Herangehensweise bei der Terminplanung können CEOs somit Zeit sparen.
  • Wichtig ist auch, zu erkennen, dass man als CEO das Unternehmen nicht allein führen kann. Man kann in seiner Rolle nicht jede Entscheidung selbst treffen und nicht bei jeder Diskussion dabei sein. Hier ist ein wichtiger Hebel für den CEO, die Strategie an alle Führungskräfte zu kommunizieren, damit jeder Manager im Unternehmen die richtigen,  d.h. strategiekonformen, Entscheidungen trifft. 
  • Ebenso sollten sich die CEOs Freiräume schaffen, in denen sie über die Strategie in Ruhe nachdenken können. Das ist schwierig im Unternehmen umzusetzen, weil die CEOs dort sofort belagert werden. Hier gilt es auch Routinen zu entwicklen, um diese Freiräume zu finden und auch dauerhaft zu leben. Viele setzen dies außerhalb des Unternehmens um, da sie dort nicht durch Mitarbeiter gestört werden können.
  • In der Studie ist Porter auch aufgefallen, dass die CEOs sehr wenig Zeit mit ihren Kunden (3 % der Gesamtzeit), aber gerne auch 3 % der Gesamtzeit mit Investoren verbringen. Porter findet, dass dieser Zeitanteil mit den Investoren zu hoch ist. Denn die Hauptaufgabe der CEOs ist, das Unternehmen sehr gut zu führen. Dann werden auch die Investoren glücklich sein. Wenn nicht gerade ein Börsengang oder andere große Investitionen anstehen, sollten hier die CEOs ihre Terminhäufigkeit mit Investoren genau prüfen.
  •  Auf die Frage, ob es eine Formel für die perfekte Zeiteinteilung gibt, antwortet Porter, dass es nicht den perfekten Weg für alle gibt. Viele füllen ihre Zeit sehr unterschiedlich aus.

Sollten Sie Führungskraft sein und vor ähnlichen Herausforderungen stehen, freue ich mich, wenn Sie mit mir Kontakt aufnehmen und mir von Ihren Erfahrungen berichten.