Aufgrund der aktuellen Covid-19-Pandemie sind viele Mitarbeiter*innen gezwungen, aus dem Home-Office zu arbeiten. Davor war das Arbeiten von zuhause aus in manchen Firmen schon eine gängige Praxis, insbesondere für Mütter, die Teilzeit arbeiten oder Außendienstmitarbeiter. Jetzt ist es ein Thema für ca 80 % aller Angestellten und bleibt es auch noch die nächste Zeit. Google und Facebook gestatten es ihren Mitarbeiter*innen sogar bis Jahresende aus dem Home-Office zu arbeiten Doch die Arbeit im Home-Office kann ganz schön schwerfallen und schnell in soziale Isolation, Rückenschmerzen, Chaos und Wegfall der Motivation münden, wenn nicht ein paar Regeln aufgestellt und beachtet werden. Hier sind einige gute Tipps, die – je nach Lebenslage – auf Sie zutreffen oder nicht.
Vereinbaren Sie Regeln mit Partner*in und Kindern
Sollten Sie als Mutter oder Vater nun zusammen mit Ihren Kindern im Home-Office arbeiten, gilt es ein paar Regeln aufzustellen, die das Zusammenleben erleichtern. Auch wenn z.B. der Familienvater nun den ganzen Tag zuhause ist, heißt das nicht, dass er permanent zur Hilfe eilen kann. Die Partnerin kann nicht erwarten, den Mann für Haushaltsaufgaben einplanen zu können. Auch die Kinder können die Mama nicht ständig während ihrer Arbeitszeit als Nachhilfelehrerin einspannen. Klären Sie im Familienrat eindeutig, wann Ihre Arbeits- und Pausenzeiten sind und bitten Sie um die Einhaltung dieser Zeiten. Nur so können Tages- oder Projektziele für den Arbeitgeber erreicht werden.
Richten Sie sich ein Büro oder eine Büroecke ein
Je nachdem, wie groß Ihre Wohnung bzw. Haus ist, sollten Sie für Ihr Home-Office einen festen Platz einrichten. Das Sofa und der Couchtisch sind hierfür aus ergonomischen Gründen definitiv nicht geeignet. Sollte es nicht anders gehen, bauen Sie Ihr Büro am Esstisch auf und räumen Sie Ihren Laptop aber abends zur Seite. Dies ist nun Ihr Arbeitsplatz und sollte einige ergonomische Anforderungen erfüllen, damit Sie gesund aus dieser Phase herausgehen. Achten Sie darauf, dass Ihr Laptop oder PC seitlich zum Fenster steht, sodass Sie nicht von der Sonne geblendet werden. Ihr Stuhl sollte so hoch sein, dass Ihre Ober- und Unterschenkel einen rechten Winkel bilden, wenn Sie auf dem Stuhl sitzen. Idealerweise haben Sie einen Schreibtisch mit einem Schreibtischstuhl, der sich in der Höhe verstellen lässt. Vorteilhaft ist auch, wenn sich die Lehne des Schreibtischstuhles einige Zentimeter nach hinten kippen lässt, um den Rücken immer mal wieder in Bewegung zu bringen. Achten Sie darauf, genug Platz auf der Schreibtischplatte zu haben, um Ihre Arbeitsunterlagen dort hinlegen zu können.
Setzen Sie sich Ziele und planen Sie Ihren Tag!
Wie im Büro, ist auch der Tag im Home-Office zu planen. Achten Sie auf die gleiche Arbeitszeit wie sonst, dann hat Ihr Tag eine feste Struktur. Idealerweise überlegen Sie bereits am Vorabend, was am nächsten Tag alles ansteht und ordnen Ihre Aufgaben nach Priorität. Was hat höchste Wichtigkeit und Dringlichkeit und muss daher als Erstes erledigt werden? Welche Termine oder Videokonferenzen stehen an und müssen noch vorbereitet werden?Was steht sonst noch alles auf Ihrer To-Do-Liste? Als Führungskraft sollten Sie sich auch aktiv um Ihre Teammitglieder kümmern und täglich mit mindestens einem Teammitglied in den direkten telefonischen Austausch gehen. Achten Sie darauf, Ihre Tage nicht zu voll zu packen und lassen Sie ca. 30 – 40 % Ihrer Arbeitszeit unverplant. Sie kennen es, dass sich immer noch Aufgaben spontan und dringlich per E-Mail oder Anruf ankündigen.
Ziehen Sie sich business-like an
Auch wenn es bequem ist, sich im Schlafanzug an den Schreibtisch zu setzen und anzufangen: Tun Sie das nicht! Ein Vorteil, wenn Sie sich vorher waschen, anziehen und frühstücken ist, dass Sie wesentlich wacher und motivierter an die Arbeit gehen. Dadurch, dass jetzt der Arbeitsweg wegfällt und Sie so Zeit gewonnen haben, können Sie z.B. vorher noch eine kleine Runde an der frischen Luft spazieren gehen. Andere bauen auch eine kurze Yoga-Sequenz vorab ein. Das hebt Ihre Stimmung und trägt zu Ihrem Wohlbefinden bei. Sie werden anschließend – business-like angezogen – professioneller mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten kommunizieren. Es gibt nicht umsonst den Spruch aus der Novelle von Gottfried Keller: Kleider machen Leute!
Suchen Sie das Gespräch zu Kollegen und Vorgesetzten
Im Büro ist es normal und auch wohltuend, mit Kolleg*innen einen kleinen Plausch in der Kaffeeküche zu führen. Dies fällt im Home-Office weg, denn da ist niemand, mit dem Sie mal kurz reden können. In vielen Unternehmen gibt es dazu nun Chatprogramme wie z.B. Slack, Yammer oder MS Teams. Nutzen Sie diese und suchen Sie auf diese Weise den Austausch mit den üblichen Kollegen. Sicherlich können Sie auch das eine oder andere Mal zum Telefonhörer greifen und Ihre Kollegen anrufen. So beugen Sie der sozialen Isolation vor! Insbesondere für Führungskräfte ist es jetzt wichtig, einen guten Kontakt zum Team zu halten. Idealerweise sollte jeden Tag ein kurzes Teammeeting auf dem Programm stehen, um über aktuell anstehende Themen und Projekte in den Austausch zu gehen.
Bei Videokonferenzen beachten
Aufgrund meiner eigenen Teilnahme an vielen Webinaren und Videokonferenzen möchte ich Ihnen folgende Tipps mit auf den Weg geben, wenn Sie an Videokonferenzen teilnehmen bzw. diese leiten:
Was Sie bei der Vorbereitung der Videokonferenz beachten sollten:
- Hängen Sie für Familienmitglieder ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür oder informieren Sie alle, dass Sie z.B. von 9 – 10 Uhr nicht gestört werden möchten.
- Räumen Sie Ihren Hintergrund auf. Prüfen Sie kritisch, was alles im Blickwinkel Ihrer Kamera sichtbar wird. Räumen Sie ggf. dreckiges Geschirr, Klamotten vom Vortag oder Spielzeug der Kinder weg. Ein neutraler Hintergrund bietet den anderen Teilnehmern keine Ablenkungen und trägt so zu einer konstruktiven Besprechungsatmosphäre bei.
- Achten Sie für die Dauer der Teilnahme an der Videokonferenz auf helles Licht von vorne. Idealerweise setzen Sie sich dafür so, dass Sie über den Laptop hinaus nach draußen sehen können. So rücken Sie sich optimal ins rechte Licht und werden von den anderen Teilnehmer*innen richtig gesehen.
- Ich empfehle Ihnen für die Videokonferenz ein Headset oder zumindest die Kopfhörer Ihres Smartphones (mit integriertem Mikrofon) zu nutzen. So können die anderen Teilnehmer*innen der Videokonferenz Sie besser verstehen. Mit dem Freisprechen gibt es oft Verzerrungen bzw. manche Wörter werden verschluckt.
- Stellen Sie Ihren Laptop auf ein Untergestell oder einen Bücherstapel. So sehen Sie mit geradem Blick in Ihre Kamera und sind mit Ihren Gesprächsteilnehmern auf Augenhöhe. Auch das trägt zu einer guten Gesprächsatmosphäre bei.
Was Sie während der Videokonferenz beachten sollten:
- Wenn Sie sich zu Wort melden, ist es schön, wenn Sie zuerst Ihren Namen nennen. Insbesondere, wenn man sich nicht kennt, kann man nicht gleich die Stimme bzw. den Sprecher identifizieren und fragt sich, wer da nun spricht. So verlieren Sie in diesem Moment die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer*innen. Also, machen Sie es den anderen leichter und nennen Sie Ihren Namen, bevor Ihr Wortbeitrag erfolgt.
- Essen Sie nicht während des Meetings. Ich habe es live miterlebt, wie eine Teilnehmerin in einer Videokonferenz angefangen hat, ihr Abendessen vor den Augen der anderen ca. 50 Teilnehmer zu verspeisen. Verschieben Sie Ihre Mahlzeit auf später!
- Wenn es sich allerdings um einen Online-Kaffee-Plausch handelt, können Sie gerne Ihre Kaffeetasse ins Blickfeld stellen. Hier geht es – anders als im vorgenannten Beispiel – explizit um ein gemeinsames Kaffeetrinken.
Ich bin sehr gespannt auf Ihre Meinung oder Ihre konstruktiven Ideen zu dieser neuen Situation im Home-Office. Gerne können Sie mir diese in das Kommentarfeld unten oder direkt per Kontaktformular an mich senden. Ich freue mich auf Ihre Nachrichten.
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