Angeregt durch das Lesen des Buches „Klarheit“, von Rene Borbonus, sind mir einige wichtige Punkte für klare Kommunikation aufgefallen. Diese sind entscheidend für eine klare Kommunikation. Nach Paul Watzlawick ist auch nicht entscheidend, was der Sender sagt, sondern was beim Empfänger ankommt. Doch der Sender kann viel Einfluss darauf nehmen, was beim Empfänger ankommt. Welche Möglichkeiten hat der Sender konkret an der Hand, um seine Botschaft möglichst klar zu kommunizieren?
Der Sender sollte eine eigene Meinung zum Thema haben
Egal, worüber Sie mit jemandem sprechen, Sie sollten eine fundierte Meinung haben, denn sonst wird es schwer, Ihren Standpunkt zu vertreten. Nehmen wir beispielsweise eine fachliche Diskussion in der Arbeit. Hier soll in einer Besprechung zwischen drei Vorschlägen entschieden werden, welcher in diesem Jahr als Projekt umgesetzt wird. Wenn Sie sich vorher nicht eingehend mit den Vorschlägen beschäftigt haben, können Sie kein Votum abgeben. Sie agieren eher als Mitläufer und richten sich nach der Mehrheit oder dem Meinungsführer. Das ist sehr schade, denn Ihre persönliche Stimme bzw. Meinung geht dann verloren.
Ich erlebe es oft in meinen Einzel-Vorstellungsgesprächs-Trainings, dass die Kandidaten im ersten Durchgang keine passenden Antworten auf die Frage nach ihren Stärken und Schwächen kennen. Wie wollen Sie sich gut verkaufen, wenn Sie Ihre (Produkt-)Eigenschaften nicht kennen? Auch im Marketing kann man keine Werbung für neue Produkte machen, wenn man sich nicht vorher eingehend mit den Produkteigenschaften beschäftigt hat. Ebenso ist es im Vorstellungsgespräch. Hier können Sie andere nur von sich überzeugen, wenn Sie sich Ihres Wertes bzw. Ihrer Stärken bewusst sind. Reflektieren Sie sich und finden Sie Ihre Stärken! Das lässt aber auch auf alle anderen Themenbereiche übertragen. Nur mit einer eigenen Meinung kann ich mich für oder gegen ein Thema äußern.
Bringen Sie Struktur in Ihre Wortbeiträge
Insbesondere, wenn Sie an Diskussionen teilnehmen, sollten Sie Ihre Wortbeiträge bzw. Argumente strukturieren. Wollen Sie andere überzeugen, empfiehlt es sich auch immer, Beispiele als Belege für Ihre Thesen anzuführen. Egal, ob Sie für Ihre Argumentation Tatsachenargumente, moralische oder emotionale Argumente heranziehen, belegen Sie Ihre Aussagen jeweils mit Beispielen. So stärken Sie Ihre Überzeugungskraft.
Beispiel: Gehaltsverhandlung
Nehmen wir z.B. eine Gehaltsverhandlung. Ihre drei Argumente, warum Sie eine Gehaltserhöhung verdient haben, sind folgende: Sie haben im letzten Jahr ein Verkaufsprojekt erfolgreich abgeschlossen, was ein Umsatzplus von 10 % für die Firma gebracht hat. Außerdem haben Sie einen kranken Kollegen über vier Wochen vertreten und somit zwei Jobs gleichzeitig gut gemeistert. Ebenso waren Sie – zusätzlich zu Ihrem Job – an der Organisation der Weihnachtsfeier beteiligt und haben auf diese Weise einen Beitrag zur Förderung des Betriebsklimas geleistet. Wie bringen Sie diese Argumente in eine schlüssige Argumentationsstruktur für das Gehaltsgespräch mit Ihrem Chef? Hier empfiehlt es sich, mit dem zweitwichtigsten Argument, d.h. der Krankheitsvertretung zu beginnen. Dann sollte das schwächste Argument, in diesem Fall die Mitorganisation der Weihnachtsfeier, folgen. Als wichtigstes und stärkstes Argument setzen Sie dann abschließend Ihr Verkaufsprojekt, da es den größten Mehrwert für das Unternehmen und damit auch für Ihren Vorgesetzten gebracht hat. Sie haben ihm so klar strukturiert Ihre Argumente, sogar mit Leistungsbeispielen, präsentiert. Er muss dann schon gewichtige Gründe haben, um Ihren Wunsch nach Gehaltserhöhung abzulehnen.
Verzichten Sie auf Fremdwörter und Abkürzungen
Dieser Punkt klingt so simpel. Sie sagen jetzt vielleicht: „Ich spreche doch immer ohne Fremdwörter und Abkürzungen!“ Passen Sie jedoch einmal auf, wenn Sie in der Arbeit sind und sich mit Kollegen unterhalten. Sie verwenden bestimmt Fachbegriffe oder Abkürzungen, die Ihre Familie zuhause nicht verstehen würde. Auch wenn Sie Kunde oder Gast in einem anderen Unternehmen sind, wird Ihnen manches „Spanisch“ vorkommen. Sie werden feststellen, dass Sie nicht alles verstehen, wenn zwei Mitarbeiter sich dort unterhalten. Und es handelt sich um eine deutsche Firma, in der Sie sich gerade aufhalten. Es gibt in jedem Unternehmen ganz spezifische Abkürzungen, die firmenintern jeder versteht. Aber Außenstehende, d.h. Gäste oder Kunden der Firma können mit diesen Spezialbegriffen nichts anfangen. Prüfen Sie einmal, wo Sie Abkürzungen oder Fachbegriffe verwenden, die für Sie selbstverständlich sind. Passen Sie auf, dass Sie diese speziellen Fachbegriffe auch immer übersetzen, wenn Sie mit Außenstehenden oder Fachfremden reden. Dies gilt z.B. auch beim Small-Talk auf Veranstaltungen oder Tagungen.
Bilden Sie kurze Sätze
Auch die Länge Ihrer Sätze hat einen großen Einfluss auf die Klarheit Ihrer Aussage. Gerade Akademiker neigen dazu, lange bandwurmähnliche Schachtelsätze zu fabrizieren. Bei den unzähligen Anschreiben, die ich als Karriereberaterin bisher geprüft habe, fällt mir immer wieder dieser Fehler auf. Idealerweise hat ein Satz maximal ca. 15 Wörter in der Schriftform. Für die mündliche klare Kommunikation sollte sich der Satz nochmals halbieren. Das stellt für manche eine echte Herausforderung dar, diese Grenzen einzuhalten. Passend dazu gibt es ein Zitat von Martin Luther, der da sagte: „Tritt frisch auf, tu’s Maul auf, und hör bald auf.“
Ich bin gespannt auf Ihre Meinung zu meinem Blogbeitrag. Gerne können Sie mir im Kommentarfeld unten Ihre Gedanken zu diesem Thema mitteilen. Ich freue mich auf Ihre Nachricht unten oder nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auch!
