Gerne möchte ich Ihnen in diesem und im nächsten Blogbeitrag Maßnahmen vorstellen, die Ihnen helfen, mehr Gelassenheit im manchmal sehr stressigen Arbeitsalltag zu entwickeln. In meinem November-Blogbeitrag finden Sie die ersten zwei Maßnahmen für mehr Gelassenheit im Alltag und im Dezember Blogbeitrag erfahren Sie noch zwei.
Erste Maßnahme: Eigene Erwartungen überprüfen
Selbst zu hohe Erwartungen an sich stellen
Wir alle wollen gerne perfekt sein und überhaupt keine Fehler machen. Wer kennt das nicht? Aber wie realistisch ist das? Menschen passieren nun einmal Fehler und das ist keine Schande. Peinlich ist nur, wenn Ihnen der gleiche Fehler mehrmals passiert. Wir sollten Fehler als Lernchancen sehen und uns angewöhnen alle Arbeitsschritte noch einmal zu kontrollieren, bevor wir den Arbeitsschritt abschließen. Perfektionistisch veranlagte Menschen haben sehr hohe Erwartungen an sich und ihre Ergebnisse. Daher kontrollieren Sie jeden Arbeitsschritt dreimal. Sollten Sie sich hier wiedererkennen überlegen Sie einmal, ob es nicht reicht, nur einmal abschließend eine Kontrolle zu machen.
Selbstgemachten Druck erkennen und reduzieren
Viel Anspannung und Stress entsteht im Alltag dadurch, dass wir uns z.B. zeitlich unter Druck setzen, weil wir für Aufgaben zu enge Zeitfenster stecken. Wenn Sie in der Regel 10 Minuten benötigen, um ein E-Mail zu beantworten, dann planen Sie lieber 15 Minuten dafür ein. So entsteht kein Druck, falls ein kurzes Telefonat dazwischenkommt und Sie die E-Mail zwischendrin unterbrechen müssen. Generell ist es empfehlenswert, nach der 60:40-Regel jeden Arbeitstag nur zu 60 % der Zeit mit Aufgaben und Terminen zu füllen. So bleibt Ihnen ein Puffer von 40 % für ungeplante Aufgaben. Am Ende des Tages haben Sie alles geschafft, was Sie sich vorgenommen haben. Sie sind gelassen und freuen sich, dass Sie darüber hinaus die spontanen und unerwarteten Aufgaben erledigen konnten.
Eigene Bewertungen in fordernden Situationen überprüfen
Kennen Sie Ihre Gedanken, wenn unerwartet eine neue Aufgabe an Sie übertragen wird? Ist Ihr erster Gedanke: „Spannend! Hier kann ich wieder etwas lernen.“ Oder denken Sie: „Oh je! Soviel Arbeit! Wie soll ich das nur schaffen?“ Es könnte auch sein, dass Ihr erster Gedanke lautet: „Ja, ok. Dann habe ich heute noch eine Aufgabe!“ Es ist sehr hilfreich, wenn Sie erkennen, welches Muster hier in Ihnen abläuft. Bewerten Sie die Situation spontan negativ (siehe erste Bewertung), positiv (siehe zweite Bewertung) oder einfach neutral (siehe dritte Bewertung). Ziel sollte eine neutrale oder positive Bewertung sein, sonst gehen Sie sehr angespannt an die neue Aufgabe.
Zweite Maßnahme: Belastende Arbeitssituationen ändern
Sonderaufgaben reduzieren
Es gibt sehr hilfsbereite, nette Menschen, die nicht „nein“ sagen können. Das Blöde daran ist, dass diese Menschen ständig zusätzliche Aufgaben haben, was sie sehr angespannt und nervös macht. Es ist nachvollziehbar, dass das Arbeitspensum solcher Menschen weit höher ist, als bei Menschen, die „nur“ ihre üblichen Aufgaben erledigen. Das muss nicht so bleiben. Sie können lernen, auf nette Art „Nein“ zu sagen und nur dann sich auf spannende Zusatzaufgaben einzulassen, wenn Sie das wirklich möchten.
Arbeitsumfang zu hoch – Gespräch mit Chef wegen Entlastung und Unterstützung
Manchmal gibt es Zeiten im Büro, da geht es drunter und drüber. Das kann sein, weil Kollegen längere Zeit krank sind. Oder die Geschäftslage ist gerade extrem gut und die Aufträge prasseln nur so herein. Sollte dies längere Zeit andauern und Ihre Kräfte sind erschöpft, sollten Sie aus Selbstschutz etwas dagegen tun. Zögern Sie nicht, hier auf Ihren Vorgesetzten zuzugehen und mit ihm die Situation zu besprechen. Machen Sie deutlich, was Sie bisher alles geleistet haben und dass nun eine Grenze erreicht ist. Es gibt immer kurzfristige Möglichkeiten, solche Spitzenzeiten mit zusätzlichen Arbeitskräften oder durch Umverteilung von Aufgaben zu überbrücken.
Techniken des Arbeits- und Zeitmanagements nutzen, um Aufgaben zu priorisieren
Manche Teilnehmer in meinen Seminaren meinen, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind und schnell erledigt werden müssen. Hier fehlt es an Kenntnissen zur Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie dieses kennen und leben, wissen Sie, dass Aufgaben immer unterschiedlich wichtig und dringlich sind. Dementsprechend können Sie Aufgaben in A- B- und C-Aufgaben einordnen und nach dieser Reihenfolge priorisieren. Dadurch behalten Sie den Fokus bei Ihrer Arbeit und bleiben gelassen im hektischen Berufsalltag.
Wenn Sie alleine mit diesen Maßnahmen für mehr Gelassenheit überfordert sind, können wir uns gemeinsam Ihre Situation ansehen und gute Lösungen zu den einzelnen Themenfeldern entwickeln. Dies ist sowohl in Präsenz und jetzt auch über Online Termine möglich. Bitte melden Sie über mein Kontaktformular!