In unserer schnelllebigen Berufswelt von heute ist effektive Kommunikation ein unschätzbares Gut. Wir werden ungeduldig, wenn uns jemand weitschweifig und langatmig Themen oder Prozesse erklärt. Effektives Kommunizieren und gegenseitiges Vertrauen sind die Grundlage, auf der gute berufliche Beziehungen aufgebaut und gepflegt werden.
Jedes Semester übe ich mit Studierenden der Wirtschaftspsychologie im Rahmen der Veranstaltung „Psychologische Gesprächskompetenz“, wie eine gute Gesprächsatmosphäre hergestellt wird und ein effektives Gespräch zu strukturieren und inhaltlich zu gestalten ist. Diese kommunikative Kompetenz ist heute und in der Zukunft eine sehr wichtige Kompetenz, egal, in welchem Beruf Sie arbeiten.
Der folgende Artikel gibt Ihnen fünf essenzielle Tipps für Ihre effektive Kommunikation und damit zur Förderung starker beruflicher Beziehungen.
1. Tipp: Aktives Zuhören für effektivere Kommunikation
Aktives Zuhören ist die Grundlage für jede erfolgreiche Kommunikation. Durch aktives Zuhören zeigen Sie nicht nur Respekt und Interesse an den Gesprächspartnern, sondern Sie stellen auch sicher, dass Sie die Botschaft in ihrer Gänze aufnehmen und verstehen. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben und wiederholen Sie die Hauptpunkte, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Hilfreiche Formulierungen, die Sie dafür nutzen können, sind:
- Habe ich Sie richtig verstanden, dass….
- Wenn ich nochmal kurz zusammenfassen darf, was bei mir jetzt angekommen ist: …
- Was genau verstehen Sie unter „XY“?
- Ist der Kern Ihres Themas …. oder …….?
- Inwiefern hängen A und B zusammen?
Aktives Zuhören ist ein sehr wichtiges Werkzeug, um wirklich sicherzustellen, dass Sie den Gesprächspartner richtig verstanden haben. Wenn Sie dieses Werkzeug täglich in Ihrer Kommunikation nutzen, verringern Sie Missverständnisse und oberflächliche Kommunikation. Ihre Gespräche werden dadurch effektiver und gehaltvoller. So kommen Sie schneller und leichter an Ihr Gesprächsziel.
2. Tipp: Klare und präzise Kommunikation durch Selbstklärung
Zeit ist ein wertvolles Gut im Geschäftsleben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Botschaften klar und präzise vermitteln. Vermeiden Sie unnötigen Jargon und stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft für alle verständlich ist. Ein Missverständnis kann teure Fehler verursachen, also nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Gedanken zu organisieren und Ihre Botschaft klar zu formulieren.
Dieser Tipp gilt insbesondere für das Senden von Botschaften. Um sich als Sender seiner Nachricht bewusster zu werden, helfen folgende Fragen, um eine Selbstklärung vorneweg zu machen:
- Was genau möchte ich vermitteln?
- Wie kann ich es in einfachen Worten sagen, damit jeder mich versteht?
- Was ist mein Ziel hinter der Botschaft?
- Will ich informieren, appellieren oder kommentieren?
- Bin ich für oder gegen das Gesprächsthema oder evtl. noch unentschieden?
Eine Maxime in der Kommunikation kommt von Ruth Cohn, der Begründerin der Themenzentrierten Interaktion (TZI). Sie sagt: „Alles was Du sagt, sollte wahr sein. Aber nicht alles muss gesagt werden.“ So können Sie abwägen, welche Informationen Sie zum Gespräch beisteuern möchten.
3. Tipp: Respekt gehört auch dazu
Respekt ist eine Zwei-Wege-Straße. Sprechen Sie alle immer mit Respekt und Höflichkeit an und Sie werden diesen Respekt wahrscheinlich erwidert bekommen. Eine positive Kommunikation fördert nicht nur eine angenehme Arbeitsatmosphäre, sondern auch eine stärkere Zusammenarbeit.
Vor kurzem war ich als externe Trainerin bei einem namhaften Unternehmen bei Pforzheim. Dort wurde ich morgens von zwei Personalverantwortlichen sehr freundlich und respektvoll empfangen. Dadurch hatte ich schon einen sehr guten ersten Eindruck von der Firma. Mit nettem Small-Talk haben mich die Personaler zum Trainingsraum begleitet, wodurch sich bei mir der positive Eindruck vertieft hat. Einer der beiden hat mir im Trainingsraum dann zur Technik alles gezeigt, was für das anstehende Training wichtig war. In Summe war dies ein formvollendeter Empfang, der durch Wertschätzung, Respekt und Höflichkeit mir gegenüber gekennzeichnet war. Dafür habe ich mich auch bedankt.
4. Tipp: Effektive nonverbale Kommunikation
Nonverbale Kommunikation ist oft genauso aussagekräftig wie die gesprochenen Worte. Achten Sie auf Ihre Körpersprache, Gestik und Mimik, um sicherzustellen, dass diese Ihre gesprochene Botschaft unterstützen und nicht gegen sie arbeiten.
Hier gibt es viele Mythen, die sich um die Körpersprache und ihre Wirkung ranken. Die 55-38-7-Regel von dem Professor der Psychologie Albert Mehrabian ist solch ein Beispiel. Viele Menschen haben dies so abgespeichert, dass mit 55 % die Körpersprache, mit 38 % das Stimmverhalten und mit nur 7 % der Inhalt beim Gegenüber in der Kommunikation wahrgenommen wird. Dies gilt aber nicht für jede Kommunikation, sondern nur für solche Gespräche, wo verbale Aussage und nonverbale Kommunikation nicht übereinstimmen!!!
Generell sollten Sie auf folgende Punkte achten, wenn Sie effektiv kommunizieren möchten:
- Wenden Sie sich Ihrem Gesprächspartner zu 100 % zu. Das bedeutet, schalten Sie Ihr Handy aus und packen Sie es in die Tasche. Selbst wenn es umgedreht auf dem Tisch liegt, ist es eine Störquelle für effektive Kommunikation.
- Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber. Dies muss kein starrer Blick sein, mit dem Sie Ihr Gegenüber fixieren. Suchen sie jedoch zu 70 % guten Blickkontakt, damit Ihre Botschaft auch wirklich beim Anderen ankommt.
- Ihre Botschaft kommt beim Gegenüber noch besser an, wenn Sie insbesondere bei längeren Gesprächsanteilen, mit modulierter Stimme sprechen und zum Thema passende Gestik und Mimik einsetzen. Dies kann bei Introvertierten eher weniger Körpersprache sein, bei Extrovertierten eher stärker zum Ausdruck gebracht werden.
- Wenn Sie eine selbstsichere Ausstrahlung in dem Gespräch vermitteln wollen, vermeiden Sie Selbstberührungsgesten an den Haaren, im Gesicht oder am Körper. Diese Gesten schwächen Ihre Botschaft
5. Tipp: Feedback geben und annehmen
Feedback, d.h. eine Rückmeldung zu Ihrem Verhalten, ist eine Chance zur Verbesserung und Entwicklung. Seien Sie offen für Kritik zu Ihrer Arbeit und nutzen Sie diese als Chance, sich weiterzuentwickeln. Gleichzeitig können Sie Ihren Kollegen auch konstruktives Feedback geben, um diesen die Möglichkeit zur Verbesserung zu geben.
Feedback wird aktuell gerne mit der WWW-Regel gegeben. Diese stehen für Wahrnehmung-Wirkung- Wunsch. Das bedeutet: Sie schildern im ersten Schritt neutral und sachlich Ihre Wahrnehmung, d.h. die Verhaltensweise, die Ihnen am anderen missfällt. Dann schildern Sie bei der Wirkung, was dieses Verhalten in Ihnen für negative Gefühle auslöst. Arbeiten Sie dazu mit Ich-Botschaften wie beispielsweise: ich bin deswegen verärgert, traurig oder enttäuscht. Als drittes nennen Sie Ihren Wunsch, d.h. wie Sie sich das Verhalten der anderen Person in Zukunft wünschen. Auf diese Art können Sie konstruktives Feedback geben und andere meist dazu bewegen, ihr Verhalten zu ändern!
Effektive Kommunikation erfordert jeden Tag aufs Neue von Ihnen:
- aktives Zuhören zu praktizieren
- erst Selbstklärung zu betreiben, um dann klare und präzise Botschaften zu senden
- dem Gesprächspartner 100 % Respekt zu zeigen
- Bewusstsein für eigene und fremde nonverbale Signale zu haben
- Fähigkeit, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen
Mit diesen fünf gerade beschriebenen Tipps sind Sie gut gerüstet, um starke und erfolgreiche berufliche Beziehungen aufzubauen und bestehende Kontakte zu pflegen.
Wenn Sie sich bei Ihren beruflichen Herausforderungen oder vor Ihrem nächsten Vorstellungsgespräch die Unterstützung eines professionellen Karriere-Coaches wünschen, dann melden Sie sich gerne über das Kontaktformular! Gemeinsam können wir z.B. im Rahmen meines Coachings für erfolgreiche Kommunikation diesen Prozess angehen. Meine Mission ist es, Sie auf Ihrem Weg zu Erfolg und Zufriedenheit im Beruf professionell zu begleiten!
Meine Mission ist es, Sie auf Ihrem Weg zu Erfolg und Zufriedenheit im Beruf professionell zu begleiten!
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